Datenschutzerklärung
Schutz deiner persönlichen Daten — Stand: Mai 2026
Einleitung
Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten deine Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG, TKG 2003). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und Dienste.
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Erhebung und Verarbeitung von Daten
Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:
- ✓Registrierungsdaten (Name, E-Mail, Unternehmensdaten)
- ✓Nutzungsdaten (Zugriffszeiten, besuchte Seiten, verwendete Funktionen)
- ✓Zahlungsdaten (bei kostenpflichtigen Diensten)
- ✓Kommunikationsdaten (Anfragen, Support-Tickets)
- ✓Technische Daten (IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem)
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Verarbeitungszwecke im Detail
Gemäß Art. 13 DSGVO informieren wir dich hier transparent über die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten – jeweils mit Zweck, Rechtsgrundlage, verarbeiteten Daten und Speicherdauer:
| Verarbeitung | Zweck | Rechtsgrundlage | Verarbeitete Daten | Speicherdauer |
|---|---|---|---|---|
| Konto-Registrierung & -Verwaltung | Bereitstellung und Verwaltung deines Nutzerkontos | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) | Vor-/Nachname, E-Mail, Passwort (verschlüsselt gespeichert) | Dauer der Vertragsbeziehung |
| Anmeldung mit ID Austria | Sichere Authentifizierung und eindeutige Zuordnung der Anmeldung zu deinem bestehenden Konto | Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) und lit. b DSGVO | Vorname, Familienname (Anzeige), wbPK (Zuordnung); das stets mitgelieferte Geburtsdatum wird nicht gespeichert | Bis zur Trennung der Verknüpfung bzw. Löschung des Kontos |
| Nutzung der Plattform & Module | Erfüllung des Software-as-a-Service-Vertrags (CRM, Rechnung, Buchhaltung, Shop u. a.) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Geschäfts- und Nutzungsdaten | Dauer der Vertragsbeziehung |
| Abrechnung & Zahlung | Zahlungsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO | Zahlungsdaten, Rechnungsadresse | 7 Jahre (§ 132 BAO) |
| Kommunikation & Support | Beantwortung von Anfragen, technischer Support | Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f DSGVO | Kontakt- und Nachrichtendaten | Dauer der Vertragsbeziehung |
| Sicherheit & Protokollierung | Schutz vor unbefugtem Zugriff, Missbrauchs- und Betrugserkennung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | IP-Adresse, Zugriffs-Logs | Max. 90 Tage |
| E-Mail-Tracking (Marketing) | Erfolgsmessung von Marketing-E-Mails | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) | Öffnungs-/Klickdaten, IP-Adresse (anonymisiert) | Max. 12 Monate |
| KI-Funktionen | Bereitstellung von KI-Modulen/Chatbot inkl. Transparenzkennzeichnung | Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f DSGVO; Art. 50 VO (EU) 2024/1689 | Texteingaben zur KI-Verarbeitung | Keine dauerhafte Speicherung beim KI-Anbieter |
| Messenger-Integration (optional) | Kommunikation auf Initiative und im Auftrag des Kunden | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Auftragsverarbeitung | Nachrichteninhalte | Dauer der Vertragsbeziehung |
Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden.
| Cookie-Typ | Zweck |
|---|---|
| Essentielle Cookies | Für die Grundfunktionen der Website erforderlich |
| Funktionale Cookies | Speichern deine Präferenzen |
| Analyse-Cookies | Helfen uns, die Website zu verbessern |
Dienste Dritter
Wir nutzen folgende Dienste von Drittanbietern:
Hetzner Cloud
Hosting unserer Server in Deutschland
Stripe
Sichere Zahlungsabwicklung
Anthropic (Claude AI)
KI-Funktionen für Modulentwicklung und Assistenz; Verarbeitung in den USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC)
Nebius AI Studio
KI-Inferenz (Sprachmodelle); Verarbeitung in Rechenzentren innerhalb der EU – kein Drittlandtransfer
Anmeldung mit ID Austria (E-ID)
Sofern du dein xoffi-Benutzerkonto mit deiner ID Austria (der staatlichen elektronischen Identität Österreichs) verknüpfst, verarbeiten wir die vom ID-Austria-System (Bundesministerium für Inneres) nach erfolgreicher Anmeldung übermittelten Daten: Vorname, Familienname sowie ein wirtschaftsbereichsspezifisches Personenkennzeichen (wbPK). Das von ID Austria stets mitgelieferte Geburtsdatum wird von uns nicht gespeichert. Das wbPK ist eine für unser Unternehmen spezifische, nicht auf deine Stammzahl rückrechenbare Einwegableitung und dient ausschließlich der eindeutigen Zuordnung deiner Anmeldung zu deinem bestehenden Konto; Vor- und Familienname dienen der Anzeige im Konto. Die Anmeldung mit ID Austria ist optional und erfolgt nur auf deine aktive Veranlassung (Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sowie Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Neuregistrierung allein über ID Austria erfolgt nicht. Du kannst die Verknüpfung jederzeit in den Kontoeinstellungen aufheben. Betreiber des ID-Austria-Systems ist das Bundesministerium für Inneres (https://www.id-austria.gv.at).
Einsatz von KI-Systemen (Art. 50 EU-KI-Verordnung)
Teile der Plattform nutzen Systeme der Künstlichen Intelligenz. Wenn du unmittelbar mit einem KI-System (z. B. Chatbot/Assistent) interagierst, wirst du darüber informiert. Durch KI erzeugte oder veränderte Inhalte werden — soweit gesetzlich gefordert — als solche gekennzeichnet. Rechtsgrundlage und Transparenz richten sich nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO).
Deine Rechte
Du hast folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:
- •Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- •Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- •Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- •Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- •Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- •Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:
Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um deine Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Kontakt für Datenschutzanfragen
Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter:
datenschutz@xoffi.com